مايكروسوفت اكسل توفير الوقت الحيل للعمل بسرعة

تتطلب إدارة البيانات وحسابها في Excel باستخدام الصيغ المتقدمة مهاراتك في التحليل المالي وهي طريقة أكثر أهمية مما نتخيل. بعض الوظائف لديها خطوات رتيبة تتطلب منك تكرار المهام غير الضرورية مرارًا وتكرارًا والتي ستضيع وقتك.

لقد اتخذنا بالفعل نظرة على الحيل إكسل لتوفير الوقت واليوم سوف نشارك بعض هذه الحيل.

الحيل لتوفير الوقت مايكروسوفت إكسل

من المهم أن تأخذ مهارات Excel الخاصة بك إلى المستوى التالي للتأكد من أن أساليبك في استخدام جداول البيانات تمهد بكفاءة قصوى. يحتوي Excel على العديد من الميزات المدمجة التي تسمح لك بإنجاز عملك بشكل أسرع. يمكنك إتقان بعض النصائح والحيل الخاصة بالخطوات الأكثر استخدامًا في Excel لتحسين كفاءتك أثناء العمل مع Excel وتوفير وقتك الثمين. في هذه المقالة ، نحدد لك بعض النصائح التي يمكنك تضمينها في سير العمل اليومي والتي يمكنها تحريرك من القيام بالمهام المتكررة والمساعدة في توفير وقتك أثناء استخدام Excel.

1. استخدم الملء التلقائي

تعد ميزة الملء التلقائي ميزة مفيدة جدًا ستقوم تلقائيًا بملء سلسلة من الخلايا بناءً على نمط الخلايا السابقة. لنفترض أنك تريد إدخال عمود بأسماء شهر ، ما عليك سوى إدخال Jan. حدد الخلية واسحبها لأسفل. يمتلئ الملء التلقائي بشكل سحري في أسماء الشهور استنادًا إلى النمط السابق.

2. استخدام فلاش ملء

يجمع Flash Fill تلقائيًا البيانات ويستخلصها استنادًا إلى نمط البيانات الذي تم إدخاله في العمود الأول. على سبيل المثال ، إذا كان العمود الأول يحتوي على abc / 123 / xyz وتريد استخراج القيمة 123 في العمود الثاني. ما عليك سوى إدخال البيانات في الخلية الأولى. من خلال الخلية الثانية ، سيعرف Excel النمط ويعرض ما تريد أن يبدو عليه بمجرد استخدام Flash Fill في مجموعة أدوات البيانات.

بنفس الطريقة ، يمكنك تعبئة الفلاش لدمج البيانات. على سبيل المثال ، إذا كان لديك عناوين بريد إلكتروني في العمود الأول ، فيمكنك استخدام Flash fill لإنشاء العمود الأول عن طريق إدخال نمط البريد الإلكتروني الصحيح والاسم الأول في العمود الثاني. بكلمات بسيطة ، إذا كنت تريد استخراج البيانات أو دمجها ، فما عليك سوى النقر على Flash ، ثم املأ جلسة “أدوات البيانات” عن طريق كتابة النمط الذي تريده أن يعرضه.

3. استخدم المفتاح F4 لأتمتة المهمة المتكررة

يعتبر مفتاح F4 هو اختصار لوحة المفاتيح الأكثر استخدامًا والذي يوفر وقتك أثناء القيام بعمل متكرر. إذا كنت تقوم بتكرار نفس الخطوات مرارًا وتكرارًا ، فيمكنك تنفيذ المهام المتكررة تلقائيًا باستخدام المفتاح F4. يكرر F4 ببساطة الإجراء الأخير أو الأمر. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام مفتاح F4 لإغلاق المصنف ونافذة Excel. اضغط ctrl + F4 لإغلاق المصنف واستخدم Alt + F4 لإغلاق Excel.

4. استخدم Ctrl اختصار لوحة المفاتيح

هناك العديد من اختصارات لوحة المفاتيح التي توفر الطرق الأكثر كفاءة وأسرع لإكمال مهمة متكررة.

Ctrl + Shift + السهم لأسفل – لتحديد جميع البيانات في العمود أسفل الخلية.

Ctrl + Shift + سهم لأعلى – لتحديد جميع البيانات في العمود أعلى الخلية.

Ctrl + Shift + سهم لليمين – لتحديد جميع البيانات إلى اليمين في الصف

Ctrl + Shift + السهم الأيسر – لتحديد جميع البيانات إلى اليمين في الصف

Ctrl + Shift + End – ينتقل المؤشر إلى أدنى خلية يمينية تحتوي على بيانات في ورقة العمل ويختار الخلية ذات البيانات بين الخلية الأولى التي تريد تحديدها والخلية اليمنى السفلى ذات البيانات.

لمعرفة المزيد حول اختصارات لوحة المفاتيح CTRL ، تحقق من القائمة الموجودة في office.com.

5. أضف ملاحظة لتوضيح الصيغ والوظائف باستخدام الدالة N ()

يمكنك التعليق على الخلية بملاحظات تفسيرية تساعدك على تذكر وشرح الوظائف والصيغ المعقدة لمستخدمي جداول البيانات الآخرين. لتضمين التعليقات على الصيغ المعقدة ، قم ببساطة بإضافة + N (“تعليقاتك”) في نهاية المعادلة. على سبيل المثال ، تعرض الخلية ذات الصيغة = Sum (B1: B2: B3) + N (“مذكرتك على الصيغة”) كلاً من التعليقات والصيغة عند النقر فوق تلك الخلية.

6. استخدم اللصق الخاص للحسابات السريعة

يمكنك إجراء حساب سريع مثل الجمع أو الطرح أو الضرب أو القسمة في جدول البيانات باستخدام “لصق خاص” بدلاً من استخدام الصيغ. هذه الميزة سهلة الاستخدام ومفيدة للغاية للحسابات الصغيرة لإنجاز عملك بشكل أسرع. على سبيل المثال ، إذا كان لديك عمود يحتوي على قائمة بالأرقام التي تريد تقسيمها إلى 100. اكتب 100 في خلية وانسخها. حدد قائمة الرقم الذي تريد القسمة على 100 والنقر فوق لصق خاص. في مربع الحوار هذا ، حدد خيار Divide. ستقوم هذه الطريقة على الفور بتقسيم كل الأرقام المحددة على 100.

ما هي الحيل التي تستخدمها كثيرًا لتوفير الوقت أثناء العمل في برنامج Excel؟