كيف تقوم بكتابة المذكرات و المراسلات الرسمية بطريقة سهلة وفي أقل وقت

تمثل كتابة المذكرات او الرسائل الرسمية جزء كبير من العمل اليومي لأي مؤسسة او ادارة , اذ انها وسيلة التخاطب الاساسية بين الادارات داخل اي مؤسسة , كما تعتبر ايضا وسيلة التخاطب الرسمية بين الجهات الخارجية .هناك العديد من الموظفين وخاصة الجدد منهم لا يستطيعون التعامل مع كتابة المذكرات او الرسائل الرسمية ولذلك قمت بتصميم برنامج يسهل هذه العملية

لكل مؤسسة طريقة معينه في كتابة المذكرات الا انها جميعها تتشابه في نقاط كثيرة كما هي موضحة في الصورة التالية.

كما تلاحظ في الصورة فان الكتابة المعلمة باللون الاصفر هي التي تتغير في كل مره نقوم بكتابة مذكرة رسمية .

كيفية الكتابة باستخدام البرنامج :

يقوم البرنامج بالتعامل مع الاجزاء التي تتغير في كل مره

فلنفرض انني اردت ان اكتب مذكرة من مدونة المحترف . عليا في البداية ان اقوم بتصميم قالب كي يتعامل معه البرنامج كما في الصورة التالية:

سنقوم بفتح البرنامج ونقوم بكتابة مذكرة

تحتاج لكتابة الاشياء التي تتغير:

اسم الجهة المرسل اليها المذكرة .

موضوع الرسالة

نص الرسالة

ثم النقر على زر عرض المذكرة , وهذه هي النتيجة:

كما ترى في الصورة قام البرنامج بإضافة التفاصيل المطلوبة في مكانها من تاريخ(تاريخ النظام) ورقم المذكرة(ترقيم تلقائي) وكذلك الموضوع ونص الرسالة.

بعد ظهور المذكرة بالشكل السابق يمكننا الان طباعتها او حفظها في مجلد المرسلات sent بنفس الرقم .

كيف يعمل البرنامج

البرنامج يتعامل مع خمس اشارات مرجعية هي :

1-date تاريخ المذكرة

2- no رقم المذكرة

3- company اسم الجهة المرسل اليها المذكرة

4- subject موضوع المذكرة

5- message نص الرسالة او محتوى الرسالة

يقوم البرنامج بإضافة البيانات الى مواقع الاشارات المرجعية لتظهر النتيجة كما في الصورة السابقة.

كيف تقوم بتخصيص عمل البرنامج

اذا ما اردت ان تقوم بتخصيص عمل البرنامج حسب التصميم الذي تعمل به يمكنك ذلك من خلال الاتي:

يمكنك التعديل على الملف المرفق note

او

قم بإنشاء مستند ورد جديد يحتوي على القالب الخاص بمؤسستك واحفظه باسم note بتنسيق 97 –2003 في المجلد الذي يوجد به البرنامج .

قم بإضافة الاشارات المرجعية السابقة في المواقع حسب تصميمك ولكن تأكد من كتابة الاشارات المرجعية بطريقة صحيحة .

قم بالتأشير على المكان المخصص لإضافة اشارة مرجعية ثم اذهب الى اشارة مرجعية 

اكتب اسم الاشارة المرجعية وانقر على زر اضافة. 

كرر اضافة باقي الاشارات بنفس الطريقة السابقة.

ملاحظة : لتغيير الترقيم الخاص بك تستطيع فتح قاعدة البيانات notes.accdb

وتغيير الرقم no 

اتمنى ان ينال الموضوع اعجابكم,,,

تحميل البرنامج 

الموضوع من طرف: سمير ياسين

ضمن مسابقة المحترف لأفضل تدوينة لسنة 2015