كيفية حماية مستندات Microsoft Word الخاصة بك

 أفضل دليل حول كيفية حماية مستندات Microsoft Word الخاصة بك في عام 2021. لنبدأ.إذا كنت تملك مؤسسة أو كنت صاحب عمل خاص ولديك معلومات حساسة في Microsoft Word ، فلن تمانع في اتخاذ خطوات إضافية لتأمين المستند. ربما تريد التأكد من أنك وحدك وبعض موظفيك يمكنهم الوصول إلى المعلومات. ربما تريد تقليص التغييرات التي يمكن أن يقوم بها طرف ثالث على مستند. قد ترغب في منح القراء ضمانًا بأن هذه هي النسخة النهائية والأصلية من المستند. يمكنك تنفيذ كل هذه الإجراءات والمزيد إذا كنت تعرف الأدوات المناسبة لاستخدامها في Microsoft Word.

يحتوي أحدث إصدار من Microsoft Word على الكثير من المعلومات لحماية مستنداتك وملفاتك. تتضمن بعض خيارات الأمان هذه كلمة المرور ووضع القراءة فقط والتوقيعات الرقمية والقيود وغير ذلك الكثير. يمكنك أيضًا وضع علامة على مستند معين باعتباره نهائيًا حتى لا يتمكن أي شخص آخر من إجراء أي تغييرات عليه.

تعمل خيارات الأمان هذه في Word 2010 و 2013 و 2016. ومع ذلك ، سنستخدم إصدار Microsoft 365 من Word لهذا الدليل. وفي الوقت نفسه ، يعد خيار القراءة فقط ووضع علامة على المستند كنهائي خيارين مختلفين في هذا الإصدار ، ولكن تم ضمهما في الإصدارات السابقة.

كيفية حماية مستندات Microsoft Word الخاصة بك

1: وضع القراءة فقط

أفضل خيار لحماية مستندات Microsoft Word هو خيار للقراءة فقط. إنه خيار أمان يضمن لك وحدك إمكانية إجراء تغييرات على المستند. لعرض خيارات أمان Microsoft Word ، افتح ملف> معلومات> حماية المستند. من قائمة حماية المستند ، انقر فوق فتح دائمًا للقراءة فقط. بعد ذلك ، احفظ المستند المحدد ، وأغلقه ، ثم أعد فتحه مرة أخرى.

وفي الوقت نفسه ، سيعرض برنامج MS Word رسالة مفادها أن المؤلف يرغب في فتح هذا للقراءة فقط إلا إذا كنت بحاجة إلى تعديل المستند. حدد نعم لفتح المستند في وضع القراءة فقط. ومع ذلك ، يمكن لأي شخص تحديد “لا” وفتح الملف في وضع التحرير. تهدف Microsoft من توفير خيار الأمان هذا إلى تسهيل قيام المستخدمين بفتح المستند المحدد للقراءة فقط لتقليل فرص قيام أي شخص بإجراء تغييرات غير مقصودة.

انقر فوق القائمة ملف ، وحدد معلومات> حماية المستند> فتح للقراءة فقط دومًا لعكس قيود القراءة فقط.

2: تشفير كلمة المرور

يمكنك تسجيل مستند بكلمة مرور بالنقر فوق ملف > معلومات> حماية المستند ، ثم تحديد خيار التشفير باستخدام كلمة المرور. بعد ذلك ، سيطلب منك Microsoft Word إنشاء كلمة مرور للمستند. وفي الوقت نفسه ، تأكد من استخدام كلمة مرور قوية ولكن لا تنسى لأنه بمجرد نسيانها ، لا يمكنك استرداد أو إعادة تعيين الرمز.

بعد تعيين كلمة المرور ، احفظ المستند وأغلقه وأعد فتحه مرة أخرى. ستطالبك Microsoft أو أي مستخدم آخر بإدخال كلمة مرور قبل الوصول إلى المستند.

وفي الوقت نفسه ، إذا كنت تريد حذف كلمة المرور ، فحدد قائمة ملف > معلومات> حماية المستند ، ثم انقر فوق تشفير بكلمة مرور . ستظهر شاشة منبثقة ما إذا كنت تريد حذف كلمة المرور المشفرة ، ثم انقر فوق موافق. أعد حفظ المستند ثم احفظه. عندما تفتح المستند المعين في المرة التالية ، لن تكون هناك حاجة إلى كلمة مرور منك.

3: تقييد تحرير التنسيق

يمكنك تقييد مدى إمكانية تحرير مستنداتك في Microsoft Word. انقر فوق ملف> معلومات > حماية المستند وانقر فوق تقييد التحرير. لذلك ، سيظهر المستند الخاص بك جزء تقييد التحرير في الطرف الأيمن من أجل قيود التحرير والتنسيق. هنا ، يمكنك منح الإذن لبعض الأشخاص الذين ترغب في تعديل المستند الخاص بك ، واختيار الأجزاء التي تريد منهم تحريرها ، وتحديد كيفية القيام بذلك.

حدد المربع بجوار “قصر التنسيق على مجموعة مختارة من الأنماط” لتقييد الأشخاص من الإشراف على المستند أو تنسيقه. حدد الإعدادات لعرض جزء منبثق لقيود التنسيق يُظهر جميع تغييرات النمط التي تم تعيينها افتراضيًا. يمكنك تركه على هذا النحو أو تغييره إلى الحد الأدنى الموصى به ، أو تغييره إلى لا شيء.

وفي الوقت نفسه ، يمكنك تحديد أي من الخيارات الثلاثة الموجودة ضمن حظر القدرة على تبديل السمات أو المخططات ، والتنسيق للسماح بالتنسيق التلقائي لتجاوز قيود التنسيق ، وحظر القدرة على تبديل مجموعات نمط QuickStyle. ومع ذلك ، إذا لم تكن متأكدًا من الخيار الذي تختاره ، فاترك الخيارات الثلاثة بدون تحديد.

 4: تقييد تحرير المحتوى

ضمن خيار قيود التحرير ، حدد المربع بجوار “السماح لهذا النوع فقط من التحرير في المستند” لتعديل الطريقة التي تريد من القراء تغيير محتوى المستند بها. حدد القائمة المنسدلة أدناه ويختار من بين هذه الخيارات الأربعة:

التغييرات المتعقبة: عكس تعقب التغييرات في المستند وتقليص أشكال التحرير الأخرى.

التعليقات: يمنح المستخدمين خيار إضافة تعليقات إلى المستند الخاص بك دون إجراء أي تغييرات.

ملء النماذج: يوفر نماذج تم إنشاؤها للقراء لملءها دون تغيير أو تحرير أي محتوى من المستند.

بدون تغييرات (للقراءة فقط): يضع المستند في وضع القراءة فقط حتى لا يتمكن المستخدمون من إجراء أي تغييرات.

 5: استثناءات تحرير المحتوى

إذا قمت بتحديد خيار التعليقات أو بدون تغييرات (للقراءة فقط) ، يمكنك إنشاء استثناءات لأشخاص محددين لإجراء تغييرات أو تحرير أجزاء معينة من المستند. وفي الوقت نفسه ، في قسم الاستثناءات ، انقر فوق المربع الخاص بكل شخص وحدد أي أجزاء من المستند تريد أن تكون قابلة للتحرير.

 6: فرض الحماية

بمجرد الانتهاء من الإعداد ، حدد “نعم ، ابدأ في فرض الحماية” ، ثم اكتب كلمة المرور وأكدها وانقر فوق موافق. احفظ المستند وأغلقه وأعد فتحه مرة أخرى لرؤية عناصر التحكم في التحرير باللون الرمادي على الشريط العلوي. إذا وافقت على التحرير في بعض أجزاء المستند ، فحدد هذا القسم ، وستصبح عناصر التحكم قابلة للوصول مرة أخرى.

لعكس الحماية ، حدد علامة التبويب مراجعة وانقر فوق رمز تقييد التحرير. حدد زر إيقاف الحماية أسفل نافذة تقييد التحرير ، وأدخل كلمة المرور ، وانقر فوق موافق. قم بإلغاء تحديد خيار قيود التنسيق والتحرير الذي يظهر في النافذة.

 7: إضافة توقيع رقمي

إذا كنت تريد حماية المستند الخاص بك باستخدام توقيع رقمي ، فانقر فوق ملف > معلومات> حماية المستند وانقر فوق إضافة توقيع رقمي. سيُظهر هذا للقراء أنه لم يوقعه أي شخص آخر غيرك ، مما يشير إلى أنك آخر شخص قام بمراجعته وحفظه.

ومع ذلك ، ستحتاج إلى شهادة توقيع قبل إنشاء توقيع رقمي. عند تنفيذ هذا الإجراء لأول مرة ، ستظهر رسالة في برنامج MS Word الخاص بك تسألك عما إذا كنت تريد إعداد توقيع رقمي. حدد نعم وستظهر صفحة دعم Microsoft لمساعدتك في العثور على معرّف رقمي. بعد ذلك ، انقر فوق الارتباط “إضافة أو إزالة توقيع رقمي في ملفات Office”. يوجد أسفل الصفحة إرشادات حول كيفية إضافة توقيع رقمي.

في غضون ذلك ، بعد إضافة المعرّف الرقمي ، قم بالعكس إلى زر حماية المستند وانقر مرة أخرى على إضافة توقيع رقمي. سيظهر نموذج منبثق لملئه ، ثم قم بتأكيد التوقيع وانقر فوق موافق.

بعد ذلك ، يتم الآن توقيع المستند رقميًا وسيكون في وضع القراءة فقط. يوضح Microsoft Word أن المستند موقّع ومختوم. ومع ذلك ، إذا عبث أي شخص بالتوقيع ، فسيصبح غير صالح. سيرى أي قارئ يفتح المستند إشعارًا منبثقًا حول التوقيع.

 8: وضع علامة نهائي

إذا كنت لا تحب استخدام التوقيع الرقمي لتأمين المستند الخاص بك ، فلا يزال بإمكانك وضع علامة عليه كنهائي بطريقة غير رسمية. انقر فوق ملف > معلومات> حماية المستند وحدد وضع علامة كنهائي. سيقوم Word بإخراج رسالة تأكيد تفيد بأن المستند الخاص بك تم حفظه الآن ووضع علامة عليه كنهائي. ومع ذلك ، من الجيد أن تعرف أنه من خلال وضع علامة على المستند على أنه نهائي ، فإنك قد عطلت إمكانيات التحرير والكتابة والتدقيق. سيقوم Word بإخراج رسالة إلى أي قارئ تفيد بأن المستند قد تم الانتهاء منه.

وفي الوقت نفسه ، عندما يفتح القارئ المستند ، ستظهر رسالة في الجزء العلوي من المستند توضح حالة الملف. ومع ذلك ، لا يزال من الممكن إجراء تغييرات على هذا المستند عند قيام القارئ بالنقر فوق الزر تحرير على أي حال. بعد النقر فوق الزر ، يمكن للقارئ تحرير المستند وإعادة حفظه.

الهدف الرئيسي لشركة Microsoft في توفير خيار الأمان هذا ليس منع أي شخص من تحرير المستند ، ولكن لإعلام القراء أن هذا هو الإصدار النهائي والموصى به. سيتم تسجيل أي إجراءات أخرى إذا أراد القارئ إجراء مزيد من التحرير على المستند. لحسن الحظ ، عندما يتم وضع علامة على مستند معين على أنه نهائي ، ثم يتم تحريره مرة أخرى ، سيظل Word يعرض المالك الأصلي الذي أقفله باعتباره المؤلف ، ولماذا سيظهر الشخص الذي قام بتحريره باعتباره آخر شخص قام بتعديل المستند.